Кредитные карты сотрудников могут принести несколько преимуществ для малого бизнеса, но правила использования являются обязательными. Деловые кредитные карты предоставляют удобный способ оплачивать повседневные деловые расходы, и вы даже можете заработать денежные вознаграждения. Вы можете решить расширить доступ к кредитной карте для своих сотрудников. Прежде чем добавлять учетные записи кредитных карт, убедитесь, что вы знаете как управлять кредитными картами сотрудников.

Правила использования карточки сотрудника

Как вы устанавливаете руководящие принципы для использования кредитной карты сотрудника? Начните с основ, чтобы создать политику деловой кредитной карты для сотрудников. Политика должна указывать: право на получение карты сотрудника. Когда и где можно использовать карточки сотрудников. Как будут обрабатываться нарушения использования карт. Четко определенная политика, которую должны подписывать сотрудники, может помочь уменьшить путаницу в отношении основных правил использования карт. В зависимости от того, какой тип бизнеса вы ведете, разрешенные расходы могут быть разделены на две широкие категории: расходы на деловые поездки и развлечения, такие как проживание в отеле, перелеты или питание. Другие расходы компании, такие как платежи поставщикам или закупки материалов и оборудования. При определении своей политики вам нужно будет решить, следует ли и как ограничить расходы кредитных карт сотрудников. Например, вы можете установить лимиты расходов на транзакцию, в день или в месяц. Выбор того, кто получает деловые кредитные карты, так же важен, как и выбор того, что эти сотрудники могут брать.

Нарушения кредитных карт

То, как вы справляетесь с нарушениями кредитных карт сотрудников, во многом зависит от того, что карта использовалась неправильно. Если сотрудник случайно использовал карту за небольшие личные расходы, вы можете просто сделать запись в его файле отдела кадров. Или вы можете попросить работника погасить плату. Ошибки случаются, поэтому просто дважды проверьте выписку по своей кредитной карте и убедитесь, что вы можете учесть все расходы. Откровенное злоупотребление картой, например, списание денег в личные расходы, может потребовать более серьезных мер. Возможно, вам придется привлечь полицию и адвоката вашей компании. Кроме того, вы можете попросить своего адвоката ознакомиться с политикой в ​​отношении кредитных карт ваших сотрудников, прежде чем выдавать ее сотрудникам. Ваш адвокат может указать на возможные юридические проблемы или лазейки и помочь вам решить их до того, как сотрудники уйдут. Своевременное получение отчетов о расходах является одной из самых сложных частей управления карточками сотрудников. Несмотря на то, что вы должны иметь возможность просматривать расходы сотрудников на выписках по карте, попросите сотрудников ежемесячно отправлять отчеты о расходах. Руководители могут упростить отчетность о расходах.